8 TRUCOS DE EXCEL PARA EMPRESAS QUE DEBES DOMINAR
Para que la ofimática se desarrolle de forma eficiente en el entorno laboral, lo ideal es conocer atajos, siempre estar alerta a nuevos consejos y formas de trabajar y trucos. Buscar una forma de hacer todo rápido y fácil es lo que aplica la digitalización en las empresas. Por eso, estas 8 formas de trabajar con Excel para empresas sirven a cualquier trabajador de oficina.
La importancia del excel para empresas
Para que saber de excel para empresas nos sirva para ganar velocidad y eficiencia en el puesto, muchas veces se emplean tutoriales. Esto es válido y puede ayudar una vez, pero es ideal saberlo de cabeza gracias a los cursos de excel para empresas. Eso dará verdadera agilidad.
Importación de datos masiva
Cuando se tienen bases de datos en formatos diferentes se deben implementar en Excel para que su manejo sea más fácil.
Desde Datos se irá a «obtener datos externos» y, finalmente, «Desde Accesos». Es cuando se seleccionará el archivo y se activará la casilla de selección de varias tablas y se aceptará. En la nueva ventana que aparecerá, es importante marcar la opción de informe de tabla dinámica. Ahora, esa base de datos se creará al seleccionar y arrastrar un tamaño.
Atajos de selección y de teclas
Es lo más básico de ofimática para empresas, pero fundamental conocerlos y usarlos diariamente. Hay quienes dan rodeos para algo en los que tardarían hasta 3 segundos menos. La formación en excel hace especial hincapié en esto. Cuando se puedan utilizan un par de teclas en lugar de esperar a pinchar en un menú desplegable se hará. Independientemente de la buena tecnología, el software tarda más si tiene que mostrar más información en pantalla.
El Excel para empresas enseña los comandos más utilizados tanto a nivel básico como avanzado.
Crear gráficos y tablas en el excel para empresas
Excel es una hoja de cálculo con multitud de opciones. Se utiliza también para la gestión de datos y su transformación en gráficas representativas. Toda la hoja de Excel es una tabla grande, pero se pueden especificar de más formas, tanto visualmente como con dinamismo.
Excel permite crear gráficos de barras, líneas y circulares. Los datos introducidos en la tabla y las fórmulas creadas deben tener una corrección muy exacta. También crea una leyenda y se pueden modificar colores o la forma de expresar los valores.
Las tablas que se crean en el Excel para empresas, además, permiten la personalización con colores y formados fuera de lo más estandarizado, convirtiéndose en una guía visual perfecta que exportar como imagen.
Sacar valor aleatorio de lista de datos
Existe una fórmula para, entre una base de datos con forma de listado, se elija uno aleatorio entre todos esos. Esto es necesario en algunos trabajos.
La fórmula es =ALEATORIO.ENTRE(valor superior, valor inferior) y se debe introducir una celda vacía.
Darle un valor a un elemento concreto
La fórmula SI se usa para darle un valor determinado a algo. Si una celda tiene un elemento, la fórmula positiva le dará, en la indicada X valor. Se juega también con el hecho de que si no es ese elemento y es falso, el valor puede ser 0. Es de especial interés para inventarios o calcular grupos.
Creación de una checklist de trabajo con la ofimática para empresas
Los cursos de Excel para empresas también tienen en cuenta el Excel como una forma de organizar información. Esa información puede ser un listado de tareas diarias que cumplir. Se puede añadir como valor bueno en la parte superior y que todo el recuadro sea verde como validación. Solo hace falta hacer click en la esquina inferior derecha y arrastrar para que el formato se repita en el resto de celdas. Así se podrá llevar un control de la rutina diaria y borrar las celdas al terminar el día. Este borrado también implica una comprobación de realización.
Resaltar valores duplicados
Los valores repetidos pueden ser cosa de un error o algo a tener en cuenta a la hora de hacer informes. La ofimática empresarial se beneficia de reconocerlos fácilmente para disponer de esas repeticiones o eliminarlas. Se puede usar una fórmula para que el propio software los resalte. Es uno de los mejores trucos que aprender en los cursos de Excel para empresas.
Añadir listas desplegables
Una tabla de excel es grande, y cada archivo, puede tener a su vez múltiples hojas para diferenciar contenido. A pesar de eso, a veces se requiere tener un desplegable de datos para que toda la información esté más cerca de la hoja principal y sea accesible para todos aquellos que usen dicha hoja de cálculo.
En Classgap for Enterprise nos centramos en dar un servicio de formación muy adaptado a cada empresa. Por tanto, estos trucos y muchos otros se enseñarán en caso de ser de utilidad. Contáctanos para conocer más sobre la metodología 100% personalizada que ofrecemos.
