Automatización en Recursos Humanos: Cómo reducir la carga laboral
Los avances tecnológicos están reduciendo la carga laboral en cada vez más departamentos de las empresas. Y, con esto, la automatización en Recursos Humanos está cada vez más presente, permitiendo reducir notablemente el tiempo invertido en una gran cantidad de tareas repetitivas.
En este artículo te contamos que significa automatizar un departamento de RRHH, cuáles son los procesos que se pueden optimizar y algunos consejos para hacerlo de la mejor forma posible.
¿Qué significa automatización de Recursos Humanos?
La automatización en Recursos Humanos no significa que los empleados dejen de trabajar y pasen a hacerlo los ordenadores. Significa utilizar herramientas informáticas para que lleven a cabo tareas repetitivas en función de las indicaciones que se le proporcionan. Esto significa que, además de comprender el funcionamiento de las empresas y saber comunicarse de manera efectiva, los profesionales de recursos humanos también necesitan dominar determinados programas, o bien contar con un departamento de IT que se encargue de ello.
Aunque hay una gran cantidad de tareas que se pueden automatizar, es importante tener en cuenta que hacer un trabajo manualmente siempre da mejores resultados. El principal beneficio de la automatización es la eficiencia y, a cambio de esto, hace complicado trabajar cada caso con sus particularidades.
Por ello, cada empresa necesita diferenciar aquellas tareas de Recursos Humanos que son clave para el desempeño de la empresa de aquellos trámites que simplemente hay que llevar a cabo. Son precisamente estas últimas las que es beneficioso automatizas, unas tareas que varían en función del tipo de empresa y sus objetivos.
A continuación, te contamos algunas de las tareas de un departamento de Recursos Humanos que se pueden automatizar y cómo hacerlo para poder decidir las herramientas que se pueden implementar en tu empresa.
Automatizando RRHH: ¿Qué procesos se pueden mejorar?
1. Remuneración
Uno de los trabajos habituales de un departamento de Recursos Humanos es la gestión de las nóminas de los empleados. Aunque se cuente con una gestoría externa, RRHH siempre se encargará de gestionar la comunicación entre los empleados y la gestoría en casos de incidencias, así como de mandar los recibos a los trabajadores.
Esta es precisamente una tarea que se puede automatizar fácilmente. Únicamente hace falta contar con una herramienta de gestión de correos electrónicos y administrarla para que recoja las nóminas de los empleados y las envíe a su correo de la empresa. Lo único necesario para poder hacerlo es contar con direcciones de correo estandarizadas, de modo que coincida el nombre del empleado con la dirección mail.
De este modo, puede conseguirse que, cuando la asesoría envíe las nóminas, estas se reenvíen al empleado pertinente junto con un mail estandarizado. La comunicación en caso de incidencias es más adecuado gestionarla manualmente. A pesar de ello, la retribución flexible no puede automatizarse tan fácilmente, ya que depende mucho más de las necesidades de cada empresa. Por lo tanto, es una parte de la remuneración que, si se utiliza en tu empresa, no podrás automatizar.
2. Contratación de personal
La captación de talento es uno de los procesos de Recursos Humanos que no debe sobreautomatizarse. Aquellas empresas que busquen atraer personal muy cualificado deberían tratar de personalizar al máximo la comunicación con los aplicantes para transmitir una buena imagen. A pesar de esto, muchas empresas que solamente necesitan cubrir una posición rutinaria pueden llegar a ahorrar mucho tiempo.
Herramientas como LinkedIn ofrecen la posibilidad de filtrar a los candidatos en función de diferentes parámetros. De este modo, de los 1.000 aplicantes que puede tener una oferta, pueden descartarse más de la mitad en función de si tienen determinada información en su CV o perfil.
Esto es arriesgado para determinados puestos de trabajo, ya que una buena experiencia laboral puede ser más importante que una formación específica. Pese a ello, si necesitas un certificado concreto para un puesto de trabajo, es muy sencillo hacer que LinkedIn o cualquier otra plataforma similar descarte automáticamente a todos los aplicantes que no lo tengan.
3. Firma de documentos
Todas las empresas pueden beneficiarse de automatizar la firma de documentos. Al fin y al cabo, es un trabajo rutinario que es fácil de realizar a través de plantillas y de programas que permitan firmar documentos online. Lo único que hace falta es conseguir que los empleados tengan acceso y sepan utilizar el software en cuestión.
Para automatizar este proceso de Recursos Humanos, solo es necesario es contar con una herramienta que permita subir documentos y que cada empleado tenga su firma digital en el ordenador. Con esto, solo hace falta colgar los documentos y comunicar a los empleados que deben acceder para firmarlos antes de una fecha en cuestión. El programa se encargará de recoger los documentos que firmen los empleados y marcar la tarea como hecha.
Incluso es sencillo automatizar los correos para comunicar la tarea, ya que normalmente no hace falta personalizarlos.
4. Obtención de información
Mejorar el bienestar de los empleados es una tarea que no se puede automatizar, pero sí que es posible conseguir información de manera automática para elaborar el plan más adecuado. Muchos programas de gestión de RRHH permiten mandar encuestas a todos los empleados y clasificar la información recopilada de manera visual.
Aunque no es recomendable abusar de ellas (baja la tasa de participación), sí que son la forma ideal de conocer la percepción de los empleados sobre aquellos aspectos a mejorar. Mandar un par de encuestas mensuales es muy útil, aunque siempre hay que complementarlo con el contacto personal.
5. Horario laboral / festivos
Gestionar las vacaciones a través de programas es sencillo, aunque todavía hace falta comprobar las peticiones manualmente. A pesar de ello, muchos software de RRHH permiten a los empleados solicitar días libres a través de la aplicación. Eso sí, ellos no tienen por qué conocer los días que han pedido sus compañeros, y no es beneficioso que toda una plantilla coja las vacaciones durante los mismos días.
Gracias a este proceso, la tarea de Recursos Humanos en la gestión de los días laborales se basa en coordinar las vacaciones entre departamentos, en confirmar si los días que ha solicitado un empleado están realmente disponibles. De no ser así, deberán comunicarse con el trabajador para gestionar la situación, pero en la mayoría de casos solo será necesario aprobarlas.
6. Formación empresarial
La formación para empresas no es una actividad que se pueda automatizar propiamente dicho, pero sí que existen herramientas que facilitan enormemente la gestión y el seguimiento de los cursos. Estas herramientas dependen, en gran medida, de la empresa en la que se contrate la formación para empleados, ya que la mayoría trabajan con determinadas herramientas externas.
En ClassGap for Enterprise contamos con una Aula Virtual diseñada para facilitar el seguimiento de la formación de los empleados. Dentro de ella, incluimos un Panel de Seguimiento con el que los responsables de la formación pueden planifiacar los horarios, monitorizar la asistencia, escoger a los profesores más adecuados e incluso medir el ROI de la formación.
Si buscas implementar formación individual o grupal para empleados dentro de tu empresa y quieres más información acerca de nuestra metodología, contáctanos sin compromiso.
Consejos para automatizar Recursos Humanos
- Evita la sobre automatización
Por supuesto, poder reducir el tiempo destinado a llevar a cabo las tareas de un departamento siempre es algo beneficioso. Pero sí que hay que vigilar en el momento de automatizar Recursos Humanos, puesto que es un departamento donde el contacto personal es un factor muy relevante.
Por ello, es importante identificar cuáles son aquellas tareas que se pueden automatizar sin empeorar su efectividad. Del mismo modo, también hay que establecer mecanismos de control con los que poder reaccionar ante imprevistos. Por ejemplo, automatizar la gestión de las nóminas es algo ideal para cualquier empresa, pero los profesionales de RRHH deberán estar pendientes de cualquier problema para poder gestionarlo personalmente de la forma más rápida posible.
- El contacto personal sigue siendo clave
En la misma línea, hay ciertas actividades que, por su naturaleza, es mucho mejor llevar a cabo manualmente. Reuniones con empleados, emails con problemas individuales, gestión de issues… En definitiva, es mejor gestionar de manera personal todas aquellas actividades que se gestionen de manera diferente en función de cada caso.
Automatizar tareas de RRHH tiende a significar una peor calidad de la comunicación, por lo que hay que evitar implementar herramientas como ChatBots de manera generalizada.
- Implementa sistemas de control
El hecho de automatizar RRHH significa perder calidad en las acciones, por lo que es habitual que surjan más problemas. Aunque la eficiencia que permiten estas herramientas compensa, en general, los problemas que van apareciendo, es imprescindible contar con herramientas de control para poder detectarlos lo antes posible.
Por lo tanto, es importante que algún profesional de RRHH se encargue de comprobar la eficacia de las acciones: leer los mails que se mandan, controlar las encuestas, comprobar que la firma de documentos se ha llevado a cabo con éxito y, por supuesto, comprobar el perfil de los empleados que se van a contratar de manera manual. Cuanto más importante sea la tarea, más se debería monitorizar.
