Comunicación descendente: Qué és y cómo implementarla
La comunicación interna de una empresa influencia enormemente su rendimiento de cara al público. Con comunicación interna nos referimos al contacto entre departamentos, al reporting (o comunicación ascendiente) y, finalmente, la comunicación descendente, la que sigue la cadena de mando.
Pero, ¿qué es la comunicación descendente? ¿Hasta qué punto es importante para las empresas? ¿Cómo se puede implementar una estrategia de recursos humanos que mejore su eficacia?
¿Qué es la comunicación descendente?
La comunicación descendente es aquella que sigue la cadena de comando, por lo que se transmite de superior a subordinado. En general, hace referencia a la transmisión de órdenes, ya sea desde la dirección a los mandos intermedios o de los mandos intermedios a los empleados.
Por lo tanto, a diferencia de los demás tipos de comunicación interna, la comunicación descendiente no es bidireccional. Es decir, no tiende a existir un feedback por parte de la persona que acata la orden y, en caso de que exista, el superior puede decidir ignorarlo.
Así como los demás tipos de comunicación interna están proliferando, la comunicación descendente es cada vez menos popular: la importancia del feedback por parte de los empleados está aumentando y las empresas son cada vez más horizontales, lo que se traduce en favorecer la comunicación ascendente y maximizar la autonomía de los empleados.
A pesar de esto, las órdenes siguen siendo clave en cualquier empresa, ya que la toma de decisiones sigue recayendo en la dirección. Por lo tanto, comunicarlas de manera efectiva es algo imprescindible para la mayoría de empresas. Y, para conseguirlo, es importante conocer las características de la comunicación descendente, los parámetros que podemos regular:
Características
- Es una comunicación unidireccional:
Como se ha mencionado, la comunicación descendente busca transmitir información de una esfera a otra. Es por esto que en el momento de llevarla a cabo, pocas veces se pide feedback a los empleados, aunque esta es una práctica que está cambiando.
- Normalmente, la gestiona Recursos Humanos:
La comunicación descendente puede ser de tres tipos: de dirección a managers, de managers a empleados o de dirección a empleados. Exceptuando la que va de managers a empleados, lo más habitual es que la información la distribuya el departamento de RRHH de la empresa.
- No tiene un canal específico:
Así como existen unos canales muy marcados para la comunicación ascendente, la comunicación descendente puede llevarse a cabo a través de una gran variedad de canales. Al final, cada empresa escoge los que le funcionan mejor y los mantiene en el tiempo, pero tiene libertad de elección.
Los canales más comunes son el correo electrónico, la Intranet o el cara a cara, este último más habitual en la comunicación mánager-empleado. A pesar de ello, algunas empresas utilizan tablones de noticias o implementan el cara a cara de manera más frecuente.
- Es de carácter informativo:
Esto, teniendo en cuenta que dar órdenes es, al fin y al cabo, proporcionar información. A pesar de esto, hay que destacar que solo usarla de esta manera tiende a ser una mala práctica. Cada vez más, las empresas están optando por emplear la comunicación descendente para dar feedback a los empleados y felicitarlos cuando lo merecen. Y es que comunicar de manera desinteresada favorece el clima empresarial.
- El mensaje puede malinterpretarse:
Es realista asumir que los directivos, en general, tienen una base de conocimientos más amplia que los managers y que, por supuesto, los empleados. A causa de esto, una información que es muy clara para un directivo puede malinterpretarse por parte de los empleados. Del mismo modo, la comunicación descendente en dos pasos puede generar un efecto teléfono, donde parte de la información se pierda en la cadena.
Por ello, lo más efectivo es que la comunicación sea directa y, siempre que sea posible, personal, ya que de este modo puede pedirse feedback de manera instantánea.
Buenas prácticas de la comunicación descendiente
1. Pide feedback
Pedir feedback no solo es una buena práctica a la hora de implementar la comunicación descendente, sino que tiene innumerables beneficios. Además de conseguir que el empleado se sienta escuchado y valorado, pedir feedback cuando se da una orden es una forma ideal de mejorar.
Y es que es muy probable que tu empleado conozca su campo de trabajo mucho mejor que tú, y con el simple hecho de preguntarle si tiene alguna duda o qué opina de la acción podrías obtener información muy valiosa.
2. No solo comuniques órdenes
En cualquier curso de liderazgo para empresas aprenderás que si solamente te comunicas con tus empleados para darles faena, vuestra relación tenderá a empeorar con el tiempo. Aunque esto no es problema para ciertos perfiles de empleados, lo cierto es que muchas personas valoran el hecho de tener una buena relación con su superior.
Por ello, es recomendable mantener una buena relación con tus trabajadores, ser proactivo y hablar con ellos de manera casual. De este modo no solo mejorarás la comunicación descendente, sino también el clima laboral de tu empresa.
3. Teambuilding
El Teambuilding es indispensable para cualquier empresa, ya que es una forma de fomentar un buen clima laboral. Dentro de esto, las actividades de Teambuilding sirven también para acercar a empleados y directivos y construir relaciones más cercanas. De este modo, las distancia entre departamentos se reduce, lo que mejora la predisposición de los empleados a escuchar a sus superiores.
En otras palabras, implementar actividades de Teambuilding es una manera de mejorar la relación entre empleado y directivo, una relación que siempre influirá en las dinámicas de trabajo.
4. Recorta las cadenas
Un problema habitual en las grandes empresas son las largas cadenas de información: el directivo da una orden a los mandos intermedios, que la pasan a RRHH para que la transmitan a los empleados pertinentes. En este proceso, dos personas han tenido que reinterpretar la información, lo que normalmente significa perder información en el camino.
Por ello, una de las formas de mejorar la comunicación descendente es con el contacto directo. De este modo evitas que se pierda parte de la información a la vez que liberas trabajo de otros departamentos. Por supuesto, hay que valorar quién tiene más carga de trabajo, así como la importancia de la información: si no es especialmente importante, no hay problema en que otra persona la gestione.
5. Escoge el canal más adecuado
Dependiendo del mensaje que se quiera transmitir, es probable que un canal sea más efectivo que otro. A pesar de esto, cada empresa es un mundo, y lo que funciona mejor en una puede no ser tan efectivo en otra.
Por ejemplo, las empresas que trabajan de forma telemática se benefician más de videoconferencias, mientras que las presenciales pueden convocar reuniones en la oficina para dar la misma información. Una empresa telemática usará más el chat que el cara a cara para dar órdenes. Y todo esto varía en función del tamaño de la plantilla y del número de empleados por encargado.
Es por esto que es importante que cada empresa analice sus necesidades para crear el plan de comunicación descendente más adecuado.
6. Ten en cuenta las diferencias personales
Las grandes empresas están formadas por personas muy variadas, de diferentes culturas y con diferentes hábitos. Es por esto que estandarizar demasiado el proceso de comunicación es una mala práctica.
Esto hacer referencia al trato personal. Ningún empleado quiere correos personalizados, pero sí que es beneficioso identificar las preferencias de los trabajadores en la medida que sea posible. Por ejemplo, hay perfiles que no aprecian que se les haga bromas, mientras que para otros es un método para aliviar el ambiente. Aunque identificar estas tendencias en equipos grandes puede ser muy complicado, cualquier encargado de menos de 10 empleados debería ser capaz de hacerlo.
