LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LOS EQUIPOS: ¿CÓMO ADAPTARLA A TU ORGANIZACIÓN?
Hay aspectos comunes en todas las organizaciones, pero que se trabajan de maneras distintas, por ejemplo, la gestión del tiempo. Hablamos de la forma en que las organizaciones registran las horas de trabajo de los empleados y su asistencia. Es una de las maneras más efectivas con las que asegurarse de que esos empleados sean compensados con precisión por su tiempo.
La gestión del tiempo no solo engloba el control horario, también tiene en cuenta otros aspectos como la asistencia, las horas extras, las vacaciones, los diferentes turnos, el tiempo que se invierte en cada tarea o la programación de estas. Planificar y ejecutar son las claves para llevar un control de la cantidad de tiempo que se dedica a determinadas actividades y su objetivo de ganar eficiencia y productividad.
Debemos empezar por el principio si queremos conseguir una buena gestión del tiempo de nuestros equipos. Al diseñar un plan para abordar este punto, los managers deben identificar las principales causas de los problemas de productividad en su equipo. Se trata de definir una idea clara de las causas que llevan a los empleados a utilizar su tiempo de forma ineficiente.
Existen herramientas que nos permiten organizar la lista de tareas del equipo para mejorar la productividad y aprovechar el tiempo. Gestionar correctamente el tiempo significa establecer las prioridades y no dejar espacio a la postergación de tareas.
Si hay algo que nos resta tiempo productivo a todos son las reuniones ineficaces. Muchos equipos realizan un exceso de reuniones que, en muchas ocasiones, solo nos quitan tiempo y no nos aportan productividad. Ser conscientes de la importancia de llevar a cabo una gestión eficaz de las reuniones es uno de los elementos clave para progresar adecuadamente en nuestras tareas y objetivos.
Optimizar el tiempo de trabajo en equipo es importante para la toma de decisiones y nos asegura un avance productivo de nuestro trabajo. Si queremos que las reuniones sean ágiles, debemos preparar el contenido con antelación. La clave está en llevar el análisis hecho y exponer los resultados. El objetivo es mostrar resultados y números, después ya daremos paso a los comentarios.
El descanso también es un elemento fundamental en la gestión del tiempo. Para aprovechar al máximo nuestro tiempo no hace falta estar trabajando toda la jornada laboral, se trata de sacar toda nuestra productividad en el tiempo que dediquemos a las tareas. Los descansos nos permiten coger fuerza, desconectar de tareas que no nos gustan y llenarnos de optimismo.
Para terminar el día, revisa la ejecución de tareas que se habían marcado para la jornada. Se trata de un ejercicio de control que nos permitirá ver qué tareas de las que nos habíamos marcado hemos realizado, cuáles no hemos terminado y por qué no nos ha dado tiempo. Esto permitirá al equipo conocer sus puntos fuertes y débiles y mejorar para seguir trabajando de la manera más eficaz y productiva posible.
