Resolución de problemas en Recursos Humanos: Paso a paso

La principal tarea de RRHH es fomentar un buen clima laboral. Y el paso más importante para conseguirlo es mediante la resolución de problemas, tanto los que pueden surgir entre departamentos como entre empleados.

Pero, ¿Cuáles son los principales problemas que gestiona Recursos Humanos? ¿Existe algún proceso para solucionarlos de manera eficiente? ¡Te lo contamos!

Principales problemas de RRHH

• Gestión de conflictos personales

No es algo raro que dos empleados discutan por algún motivo. Aunque estas discusiones tienden a solucionarse de manera natural, existen algunos casos donde el conflicto puede afectar el buen funcionamiento de la empresa. En estos casos, RRHH deberá intervenir para que se solucione de la manera más rápida posible, reduciendo al máximo las consecuencias para la empresa. 

En términos generales, el mejor enfoque es reunir a los afectados para que hablen entre ellos, con un profesional de RRHH como mediador. De este modo, la conversación será más calmada, y es más probable que se alcance una solución. De no ser así, normalmente será necesario hablar con la dirección.

• Organización de días libres

Es habitual que muchos empleados quieran solicitar los mismos días libres (vacaciones de Navidad, Semana Santa, verano…). Esto supone un problema para la mayoría de empresas, que necesitan personal en la oficina para mantener su actividad. Por ello, RRHH ser verá obligado a denegar vacaciones a determinados empleados, lo que puede suponer un problema.

Para gestionar estas situaciones, lo más importante es establecer un proceso fijo con el que organizar las vacaciones, donde determinados empleados tienen una mayor prioridad. Este método puede basarse en la antigüedad, en el orden de solicitud o en otros factores, y es imprescindible comunicarlo de manera efectiva. Dentro de estos métodos, el más recomendable es por orden de solicitud, puesto que el orden de antigüedad supone cierto grado de discriminación hacia nuevos empleados.

• Despidos

Una de las tareas más odiadas por RRHH es la gestión de los despidos. A nadie le gusta que le echen de su empresa, y el momento de comunicarlo es crítico para reducir el impacto negativo. Además, los motivos por los que se despide a alguien no siempre son justos: en ocasiones es necesario reducir personal por falta de presupuesto, y es muy complicado comunicar esta información sin generar una resistencia.

Gestionar un despido es una tarea compleja porque la mejor forma de hacerlo depende en gran medida del empleado en cuestión. Si se trata de un trabajador tranquilo y comprensivo, lo más adecuado es que lo gestione una persona cercana a él, con quien pueda establecerse una comunicación cercana y empática. Pero, en el caso de los empleados más conflictivos, lo más recomendable es gestionarla de manera más impersonal. De no ser así, el empleado puede abusar de confianza y dar unas respuestas más agresivas.

• Formación de empleados

RRHH también es el encargado de implementar la formación de los empleados. Y, en consecuencia, es el encargado de asegurar la consecución de los cursos con la máxima asistencia. No sirve de nada implementar cursos para empresas si los empleados no asisten.

Para poder hacer este seguimiento, es imprescindible contar con una herramienta de visualización de datos que permite saber quién acude a las clases y quién no, así como conocer los resultados de los exámenes. Esto es lo que ofrecemos desde Classgap for Enterprise, un panel de seguimiento donde los alumnos registran su asistencia, los cursos a los que están inscritos y los horarios de formación. De este modo, RRHH puede organizarse fácilmente para determinar la eficacia de los cursos y el rendimiento de los empleados. 

• Eficiencia

Todos estos y muchos más son problemas que debe resolver RRHH. Pero, a la vez, también deben gestionar las entrevistas de trabajo, comunicación interna, envío de nóminas. En definitiva, tareas que van desde la más fundamental hasta la más rutinaria. Por ello, la automatización de procesos es clave para poder gestionar todas las situaciones que se dan en una empresa. 

Por supuesto, automatizar una tarea significa perder cierta calidad. Pero, ¿quién quiere recibir una nómina con un correo personalizado? Por ello, es importante detectar todas aquellas tareas que es posible automatizar sin que hacerlo afecte a los resultados. Nóminas, encuestas, recopilación de datos, gestión de días libres… Estas tareas tienen diferentes grados de importancia en las empresas. Por ello, es fundamental detectar cuáles son las menos relevantes e implementar un mecanismo de automatización para ellas, ya sea a través del correo electrónico o de diferentes programas informáticos. 

Resolución de problemas en RRHH: Paso a paso

1. Prevenir los problemas

La mejor manera de gestionar un problema es evitando que suceda. Es por ello que el análisis de datos y la comunicación personal con los empleados es fundamental para RRHH. Una comunicación continuada ayudará a detectar problemas potenciales dentro de la empresa, unos problemas que, en general, pueden prevenirse tomando acciones anticipadas.

Por ejemplo, si un empleado se queja de que la comunicación con su superior no es adecuada, RRHH debería hablar con el jefe para informarle del descontento de su trabajador para que sea más cuidadoso. O si se prevé una gran demanda de vacaciones por Navidad, RRHH puede informar sobre el número de empleados que pueden solicitar los días libres para prevenir quejas de los empleados que no los reciban.

2. Definir objetivos

Todos los problemas a los que se enfrenta RRHH tienen un punto en común: en cierta medida, desvían la empresa de sus objetivos. Por ello, hay que tener claro a donde quiere llegar la empresa en función de la estrategia empresarial y las decisiones de la dirección. Todas las decisiones que tome RRHH deben estar alineadas con estos factores.

Tener claros los objetivos es imprescindible para un departamento de RRHH. No solo para llevar a cabo su trabajo correctamente, sino porque facilitará enormemente la resolución de problemas. Al fin y al cabo, la responsabilidad acerca de los objetivos no recae sobre recursos humanos, por lo que permiten gestionar las situaciones de manera más efectiva. Si el empleado tiene quejas sobre los objetivos, puede quejarse, pero RRHH no es responsable de ellos.

3. Mediación

Como se ha mencionado, la mejor forma de resolver un conflicto personal entre dos empleados es a través de una reunión personal, con un responsable de RRHH como mediador. La mediación es una de las skills principales para un profesional de RRHH, una de las que se trabaja en la formación, y debe aplicarse en situaciones conflictivas. 

Para mediar correctamente, es imprescindible no tomar partes en un conflicto, no de manera evidente. Es necesario comprender los intereses de ambas partes y dejar que hablen entre ellos, mientras RRHH se asegura de rebajar el tono. Para hacerlo, es muy beneficioso parafrasear la conversación, buscar aquellos puntos más importantes y repetirlos con un tono amable.

Finalmente, es responsabilidad de Recursos Humanos dictar la solución al problema, una solución que siempre deberá tener en cuenta los intereses de ambos empleados. Al comunicarla, es fundamental asegurarse de que ambas partes comprenden el motivo de la decisión y que se toma en beneficio de la empresa.

4. Comunicar de manera efectiva

De nada sirve resolver un problema si nadie sabe que se ha resuelto. Aunque en ciertas ocasiones es beneficioso que nadie se entere de la existencia de la situación, cuando se trata de un problema más genérico es importante comunicar el resultado final a las personas afectadas. 

Esto significa mandar un correo, publicar información en la Intranet o incluso realizar una reunión personal. Cada situación tiene maneras comunicativas que son más efectivas que otra. Encontrar la más adecuada para cada situación es fundamental. 

5. Medir los resultados

Por supuesto, una vez se ha determinado la solución de un problema y se ha comunicado a las personas afectadas, hay que asegurarse de que la situación se desenvuelve como se había previsto. Esto puede significar establecer reuniones periódicas con los afectados, realizar encuestas, hablar con los encargados…

En caso de que la situación no se haya resuelto con éxito, se deberá volver a hablar con los afectados para determinar qué está sucediendo, y volver a repetir el proceso desde un punto de vista nuevo.